新型コロナウイルスが再拡大傾向にある中、テレワークが再び注目されています。テレワークとは、ICT（情報通信技術）を活用し、自宅などの離れたところでも柔軟に仕事ができる働き方のことを言います。今回は、事務職の中でもテレワークに向いていないといわれる経理業務について、テレワークを可能にする方法を考えます。
一般社団法人日本CFO協会が行なった今年２月と３月のテレワークの実施状況調査では、 テレワークを実施していない企業が２６％、実施しても出社する必要があったと回答した経理・財務部門が４１%という結果になりました。
そしてこれらの企業がテレワークを実施できなかった理由として、「書類や証憑証跡のデジタル化がなされていない」「外部関係者（銀行・税理士など）とのリモート対応が不可能」「自部門、連携部門に Web 会議ツールがない」「会計システム含む社内システムがクラウド化されていない」「外部から社内の業務システムにアクセスできない」といったものが挙げられています。
一見すると、非常に多くの要因があり、解決するのは難しいように感じるかもしれません。しかし、経理業務のテレワーク化は、「ITの活用」と「社内のルールづくり」の２つを組み合わせることで十分可能です。経理業務のテレワーク化を可能にする具体的な解決策をご紹介します。
テレワークはペーパーレス化なしには成立しないと言えるほど重要なポイントです。社内にある書類を確認しないと仕事が進まないようでは、テレワークは不可能となります。簡単なところでまずはクラウド上に共有場所をつくり、日ごろから紙の資料をPDFなどで電子化しアップロードしていくことからスタートすることをおすすめします。紙の資料を電子化しクラウド上で共有することで、時間・場所を選ばずに書類を確認することが可能となります。また、回覧文書等もメールの活用やワークフローシステムの導入によりペーパーレス化することができます。
従来の会計ソフトは会社のパソコンにインストールされているものが多かったですが、現在ではインターネットを経由して利用するクラウドソフトが充実しています。クラウドソフトは、インターネットバンキングやクレジットカードと連携することで会計入力をスムーズにし、どこにいてもリアルタイムで経営状況を確認できるといったメリットがあります。さらに給与システムや勤怠管理システムと組み合わせることで、大幅な事務時間の短縮も可能となります。
小口現金の存在は、経理がテレワークできない大きな要因です。小口現金が必要になるのは、ほとんどがちょっとした買い物や経費の精算だと思いますが、これらは法人用のクレジットカードやプリペイドカードを導入することで解決しますし、現金管理のコストやリスクを大幅に削減することも可能です。また、現在では経費精算のクラウドシステムも充実しており、そちらの活用も検討してみてはいかがでしょうか。
テレワークで課題となることの一つにコミュニケーションの欠如が挙げられます。簡単な用事であれば電話やメールで対応できますが、相手の細かいニュアンスや温度感を感じることは非常に難しいといえます。WEB会議は相手の表情を見ながら会話ができ、資料も共有しながら話を進められるため、コミュニケーションの問題も少なからず解消できます。現在では、パソコンやスマホがあれば割と簡単に導入ができます。
メリットの多いテレワークですが、安易にテレワーク化を進めると様々な問題が発生します。問題を発生させないためには、事前の制度づくりが必須となります。例えば、人事関係では勤怠管理システムの導入や就業規則の変更が必要になりますし、パソコンの持ち帰りを含めたテレワーク規定の整備も欠かせません。また、セキュリティ対策も必須で、セキュリティソフトの導入やセキュリティ意識を高めるための社員教育が必要となります。
テレワークに向いていないと思われている経理業務ですが、実際にはテレワークで経理業務を問題なく実施している企業がたくさんあります。まずは社内で出来ない理由をすべて洗い出し、一つずつ課題をクリアしていくことができれば経理業務のテレワーク化はそう難しいものではありません。
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