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2020.12.26

【ゼロベースで考える】経費別コスト削減アイデア

利益を最も単純に表現すると「売上－経費」です。つまり利益を上げるためには、「売上を上げる」か「経費を下げる」取り組みが必要になりますが、市場の縮小やコモディティ化が進む現代では売上を上げるのは容易ではありません。売上アップの施策を考えることは大変重要ですが、同時にコスト削減の施策も検討しましょう。今回はゼロベースという考え方を用いたコスト削減のアイデアをご紹介します。

「どの靴下を捨てるか？」と「靴下は何足必要か？」の違い

コスト削減のアイデアを見る前に、効果的なコスト削減とはなにかを考えてみます。例えば、タンスが物でいっぱいになってしまい、タンスの空きをつくるために何足かの靴下を処分しようと考えたとします。おそらくほとんどの方は「これは穴が開いているから捨てよう」や「これはゴムが緩いから捨てよう」というように「どの靴下を捨てるか？」といった基準で捨てる靴下を選ぶと思います。しかし、この考え方では「タンスを空ける」という目的を大きく達成することはできません。

「タンスを空ける」という目的を達成するために有効なのは、「靴下は何足必要か？」を考えることです。これから生活していく上で、靴下は何足必要かを考える。そしてそこで算出した数字を超える靴下はすべて処分する。いまある靴下をマイナスしていく考え方ではなく、ゼロから必要数だけをプラスするという発想です。この考え方を「ゼロベース思考」といい、コスト削減で大きな成果を出したい場合には非常に有効な思考法となります。

ゼロベースで考えるコスト削減アイデア

旅費交通費　

旅費交通費は人が移動するときにかかる経費です。旅費交通費のコスト削減を考えると、「営業時の移動は高速道路に乗らない」や「出張先のホテルを低いグレードに変える」といったことがまず思い浮かびます。しかし、これでは大幅なコスト削減は見込めませんし、移動時間の増加による残業時間の増加や社員のモチベーション低下による業務の非効率化など全体でみるとマイナスになることも十分考えられます。

それでは旅費交通費をゼロベースで考えるとどうなるでしょう。ゼロベース思考では、まず「本当に現地に行かなければいけないのか？」という発想から始まります。例えば、「なんとなく毎月の流れだけで定期訪問しているような場合であれば、電話やメールで済ませる」という案が生まれてきますし、いまでは当たり前に行われている「オンラインでのWEB面談」を取引先へ提案することでも旅費交通費のコスト削減が可能となります。また、通勤手当についてもゼロベースで考えてみると、テレワークの導入により通勤自体をなくすことを検討すればコスト削減を実現することができるかもしれません。

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消耗品費

消耗品費は税務署から発行されている「帳簿の記帳のしかた」によると、①帳簿、文房具、用紙、包装紙、ガソリンなどの消耗品購入費、②使用可能期間が１年未満か取得価額が10万円未満の什器備品の購入費、と具体例が挙げられています。消耗品費のコスト削減に関しては、無駄遣いをなくし不要な物を購入しない、誰がいくつ使ったかを徹底するための管理方法の見直し、といったことが考えられ、既に取り組んだことのある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

消耗品もゼロベースで見直してみます。例えば、コピー用紙。紙での保管、紙での文書回覧、紙のプレゼン資料や研修資料、これらの用紙は本当に必要でしょうか。紙にしてもほとんど誰も目を通さずに倉庫の奥底に眠っている紙はないでしょうか。近年では資料を紙ではなくデジタルデータで保管するペーパーレス化に多くの企業が取り組んでいます。ペーパーレス化での用紙分のコスト削減効果は小さいと感じられるかもしれませんが、積み重なれば大きな金額になります。

また、紙をなくしてデータで保管することは直接的なコスト削減にとどまらず、データ検索による必要書類へのアプローチ時間短縮やクラウド上に置けばどこからでも閲覧可能になり事務所に戻って確認する手間が省けるなどの間接的なコスト削減にもつながります。

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人件費

人件費の削減方法には賃金カットや人員削減がありますが、ここでは生産性を高め、売上や顧客満足度を上げる時間を作り出したり、無理な残業をやめて従業員満足度を上げたりする取り組みという意味合いで話を進めます。単純な人件費削減は従業員のモチベーション低下や健康を崩すことにつながり逆効果になることが多いためです。こうした前提の上でコスト削減を考えれば、業務のマニュアル化や社内研修による従業員のレベルアップ促進は一定の効果が上がる施策になります。

人件費をゼロベースで考える場合は、「その業務は本当にやらなければいけないのか？」という考えが基本線になります。検討するのは、①その業務は本当に必要か？、②システム導入やアウトソーシングにより業務をなくすことができないか？、の順番が望ましいです。①についてはそもそもその業務が必要かどうかを検討するものでこれまでの慣習や流れでなんとなくやってしまっているものがないかを見直します。

②については費用対効果を十分測定した上でということにはなりますが、例えば経理業務で考えると、現在ではクラウドを活用した会計システムや給与計算システムが充実しています。こうしたシステムは人が入力する手間を極力なくし、他システムからの連携や自動取込により大幅な時間の短縮につながることからコスト削減が可能となります。

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まとめ

今回は一部の経費に絞ってゼロベースで考えるコスト削減のアイデアを載せましたが、これを参考に様々な内容について是非検討してみてください。ポジティブな発見が必ずあるはずです。ゼロベースで経費を見直すことは単純なコスト削減にとどまらず、劇的な業務改革を起こすきっかけになるものです。これまでの常識や慣習に捉われず、新しいやり方を生み出すこと。それが予想のつかないスピードで変化する時代に必要とされる考え方だと思います。

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